Seit nun knapp 3 Jahren arbeiten wir konsequent mit Microsoft Office 365. Nach anfänglichen, kleinen Kinderkrankheiten, ist unser digitales Büro nun ausgereift und ermöglicht uns völlig orts- und geräteunabhängiges Arbeiten.

Nachfolgend ein paar Aspekte welche dazu beitragen, unsere Organisation im Team und auch im persönlichen Arbeitsmanagement erheblich zu vereinfachen und zu einer wesentlichen Effizienzsteigerung verhelfen:

• Dokumente stehen im SharePoint-Online immer und überall zur Verfügung.
  Egal ob Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote… oder Dateen von Drittsoftwaren. Durch die Speicherung in der Cloud stehen immer alle Dokumente und Daten zur Verfügung, ohne lästiges und zeitintensives Kopieren und Synchronisieren. Dadurch das sämtliche Officeapplikationen in einer vereinfachten Form auch rein online funktionieren (keine lokal installierte Software), sind wir absolut Geräteunabhängig. Zudem gibt es praktisch alle Office Programme inzwischen auch für Appel iOS, Apple OSX und die Android Plattform. (Hier eine Übersicht: http://products.office.com/de-de/mobile/office)

• Mit der Teamsite, welche den Bedürfnissen angepasst wird, gibt es für alle Benutzer einen zentralen Einstiegs- und Informationspunkt. Von hier aus kann auf die Daten und Programme, zu welchen man berechtigt ist, zugegriffen werden. Zudem können wichtige Informationen, wie Firmenblog, Eventinfos, Richtlinien, Wikis, Pendenzen, Kalender usw direkt angezeigt werden.
  
  
• Mit OneDrive erhält der Benutzer ein persönliches Laufwerk (und weitere nützliche Funktionen) mit dem Vorteil, dass auch diese Daten immer und überall zur Verfügung stehen. Zudem können daraus Daten für interne oder externe Personen freigegeben werden.
  
  
• E-Mail und Gruppenzusammenarbeit wie Gruppenterminplanung und Pendenzenverwaltung: Durch das Auslagern des „Mailservers“ sind immer alle Geräte synchron. Somit stehen alle Informationen und Funktionen, auf allen Geräten (inklusive Handy, Tablet oder direkt Online) immer und überall zur Verfügung. Zudem spart man sich hier die eigene Infrastruktur dafür, wie z.Bsp. einen Exchange-Server.
  
  
• Microsoft OneNote dient für das persönliche Arbeitsmanagement, die Teamnotizen und unendlich vielem mehr (hier ein Blogbeitrag dazu). Durch die Speicherung der OneNote Bücher in der Cloud, stehen auch da alle Daten immer und auf jedem Gerät aktuell zur Verfügung. Das Besondere an diesem Programm ist zudem die Mehrbenutzerfähigkeit. Dies ermöglicht uns zum Beispiel, unsere Projekte, Aufträge, Sitzungen, Pendenzen usw. einfach zu "managen" und es können mehrere Personen gleichzeitig daran Arbeiten. Hier gibt es unendlich viele mögliche Einsatzszenarien. Darin liegt ein hohes Potenzial an Vereinfachung und Zeit Einsparung. Mich persönlich wundert daher, dass noch immer relativ wenig Firmen diesse geniale Hilfsmittel im Einsatz haben.

Gewisse anfängliche Kritikpunkte haben sich inzwischen entkräftet, zum Beispiel:

• Die Daten sind in der Cloud und gehen dort aus irgendeinem Grund verloren, oder man hat temporär keinen Internetzugang?
  Durch die lokale Synchronisation (unbemerkt im Hintergrund), stehen die Daten auf wichtigen Geräten auch lokal zur Verfügung. Bei einem Verlust in der Cloud oder einem unterbrochenen Internetzugang, stehen diese somit trotzdem zur Verfügung.
  
  
• Datensicherung: Die Dateien werden online in beliebig vielen Versionen gespeichert, damit besteht die 1. einfache Restoremöglichkeit. Weiter werden auf einer lokalen Arbeitsstation oder einem Server die Daten aus der Cloud, z.Bsp als Echo oder Spiegelung synchronisiert. Von da aus werden die Dateien auf externe Backupgeräte gesichert. So besitzen wir, ohne grosse Investitionen und unkompliziert, eine dreifache Sicherung.

Haben Sie es bis hierhin geschafft, dann herzliche Gratulation und Danke :-) Dies waren nur ein paar Aspekte aus unserer Anwendungssicht. Doch diese innovative Lösung bietet noch so einiges mehr. Ihre spezifische Fragen beantworten wir gerne, treten Sie in Kontakt mit uns.

4.6.2015 | Markus Hiltbrunner