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Modern Work für KMU - Welcher Weg führt zum Erfolg?!
Damit IT wirklich "hilft", muss man zuerst investieren. Doch in was, wie und wo ist zu investieren? Es geht nicht um Produkte, diese sind schlussendlich nur Mittel zum Zweck. Die Thematik ist etwas komplexer. Doch wer die Thematik "richtig" angeht und umsetzt, macht mit erstaunlich kleiner Investition, oftmals einen richtig grossen Schritt nach vorne.
Es geht um Lösungen, die Art der Kommunikation, wie Mitarbeiter integriert werden. Es geht um Abläufe (Prozesse) und welche Hilfsmittel, im Sinne von Baukastensystemen, dafür zum Einsatz kommen. Es ist Zeit umzudenken und die "modernen Hilfsmittel" einem zu Nutze zu machen. Zeit die Arbeitsweise zu überdenken und möglicherweise zu ändern. Wie halte ich meine guten Mitarbeiter bei Laune und schaffe ihnen eine motivierende Umgebung mit kleinster «Fehlerrate». Wie machen wir Abläufe schlanker, schneller und qualitativ besser? Es gibt viele Aspekte und die Möglichkeiten sind immens, doch was ist das "Richtige" für den eigenen Betrieb.
Der erste Schritt dazu besteht meistens aus einer Standortbestimmung. Was ist der aktuelle Stand? Wo soll die Reise hingehen? Was sind ideale Zustände, wie können diese mit einfachen und bestehenden Mitteln (wie z.Bsp. Microsoft 365, Teams, SharePoint, Planner, Power Automate usw.) abgebildet werden…. und und und…. Es braucht schlichtweg zuerst "einen klaren und fundierten Plan".
Um dies individuell und möglichst optimal erarbeiten zu können braucht es Spezialisten. Einen Partner, welcher sich schnell und in der nötigen Tiefe in die Organisation hineindenken kann und auch die Sprache des Kunden spricht. Auf der anderen Seite jedoch die aktuellen, modernen Hilfsmittel bestens und fundiert kennt und vor allem auch weiss, was damit möglich ist - Lösungsarchitekten.
Was ist zu tun, um an den gewünschten Punkt zu kommen?
Wir helfen unseren Kunden den richtigen Weg zu finden und einzuschlagen. Der Erfolg liegt oft recht nah und die Kosten sind meistens erstaunlich gering. Es gibt inzwischen viele erfolgreich umgesetzte Projekte.
Markus Hiltbrunner, 2404
OneNote 2022 oder "Totgesagte leben länger"
Wir lieben OneNote und setzen es seit Jahren für unterschiedlichste Bedürfnisse ein. Es vereinfacht unsere Arbeit und ist der "Container" für so ziemlich alle Informationen welche irgendwann wieder benötigt werden. Ehrlich gesagt, können wir uns überhaupt nicht vorstellen wie ein Geschäftsleben ohne diesem "Universalgenie" möglich wäre.
Doch lange war die Zukunft von OneNote (Desktop Applikation) unsicher, Microsoft hatte sogar bereits angekündigt, dass dieses beliebte Programm nicht mehr weiterentwickelt werden soll. Doch der Aufschrei der Community war allerdings so gross, dass Microsoft die Beerdigungspläne glücklicherweise verworfen hat. Die Freude, dass OneNote 2022 Desktop nun bereits ausgerollt wird ist daher umso grösser. Die Zukunft ist erstmals sichergestellt.
Was ist neu und anders.
- die Optik wurde den anderen Officeprogrammen angepasst
- stark verbesserte Stifteingabe mit Handschrifterkennung
- Spracherkennung mit Transkribierung
- direkte Fotointegration ab Kamera mit Texterkennung
- verbesserte Integration in Microsoft Teams
- Updates werden nun via dem bestehenden und bewährten Office-Update eingespielt
- und viele weitere kleine Details
Auch Kunden, welche sich darauf eingelassen haben OneNote für unterschiedlichste Bedürfnisse ein zu setzen, möchten es nicht mehr missen. Insbesondere ist der Einsatz integriert in Microsoft Teams sehr gefragt. Allerdings benötig es dazu manchmal eine kleine Starthilfe, eine Übersicht der Möglichkeiten und Beispiele wie, wo und für was dieses Hilfsmittel eingesetzt werden kann. So durften wir von Letzt bei unserem Kunden ANQ einen Workshop dazu durchführen. Auch dort wird der digitale Notizblock primär in Teams zu verschiedenen Themen eingesetzt.
Markus Hiltbrunner, 2211
Wer will denn noch Intranet?
Allerdings sprechen wir von etwas anderen Intranets als von denen aus den 2000er Jahren. Das heutige Intranet hat kaum mehr etwas mit den starren Kolossen von damals gemeinsam.
Es geht es um "echten" Nutzen im "Business-Alltag", um Vereinfachung der Zusammenarbeit und ist oftmals ein Teil der Digitalisierungs-Strategie. Microsoft Teams ermöglicht in enger Verzahnung mit SharePoint und all den weiteren Services im Umfeld von Microsoft 365 ein flexibles Team- und Lösungsorientiertes aufsetzen von individuellen und hocheffizienten Zusammenarbeitsplattformen (Collaboration).
Die Arbeitsweise für die Benutzer ändert sich und die Vorteile dabei sind - sofern das Ganze gut aufgebaut wurde - immens. Alles wird thematisch bezogen implementiert und an einem Platz vereint (Aggregation). Aber nur was benötigt wird, und somit schleppt man kein unnötiger Ballast mit sich. Kunden (wie ANQ, Alzheimer Schweiz, Tempro-Personal.) bei welchen wir bereits mithalfen solche Lösungen zu entwickeln und implementieren, würden es nicht mehr hergeben wollen.
Konkrete Beispiele z.B für ein Projekt oder ein Team:
- Einbindung einer Untermenge der Dateiablage (SharePoint Document Libraries)
- Planungshilfmittel, To do's, Arbeitslisten usw. (MS Planner)
- Protokolle, Notizen, Projektsteuerung und Dokumentation (OneNote)
- Ereigniss- oder Planungskalender (Kanalkalender)
- Listen für Problemverfolgung, Planungsarbeiten, Ressourcenverwaltung usw. mittels Microsoft Lists
- Direktes einbinden von z.B. Excel Blätter und Dateien
- Einbinden der parallel dazu generierten SharePoint Site mit firmeninternen News, Bibliotheken, Anleitungen, Videos, MA-Einführung und Onbaording usw.
- Hunderte von Dritthersteller-AddIns
Werden die Anforderungen noch spezifischer, kann mittels PowerAutomate vieles individuell und mit vernünftigem Aufwand automatisiert werden. So lassen sich beispielsweise definierte Prozesse unterstützen respektive automatisieren
Markus Hiltbrunner, 2206
Projektmanagement für KMU's mit Microsoft Teams
Teams mausert sich ja länger je mehr zum universellen Hilfsmittel am "modern Workplace". Eine von vielen Einsatzmöglichkeiten ist die Planung, Koordination und Führung von Projekten (Projektmanagement). Damit werden mit einem Schlag viele Bedürfnisse auf eine einfache Art abgedeckt. Hier warum wir es selbst in unseren Projekten einsetzen.
Ein Platz für ALLE:
- Alle Beteiligten sind Mitglied eines Kanals respektive Projektes und haben somit alle Informationen an einem zentralen Ort zur Verfügung.
- Wir holen Kunden, Stakeholder, Drittfirmen usw. als Gastbenutzer mit an Board. Dies schafft eine bisher unerreichte Transparenz und vereinfacht viele Vorgänge.
Alles an einem Platz:
- Es gibt kein was ist wo, alles ist da an einem Platz. Alles digital, kein Papier, keine Kopien, keine Syncs, kein in welchem Programm ist was...
- Zum Beispiel: Dateiablage, E-Mails, Arbeitslisten, Pendenzen, Kalkulationsblätter, Vorgangsplanung, Projektdokumentationen, Entschlüsse, Zeitpläne, Abwesenheitskalender, Beiträge (Chat und History) und vieles mehr.
Individuell:
- Da jeder Kanal individuell mit beliebigen Apps und Funktionen aufgesetzt werden kann, können vielfältig Bedürfnisse abgedeckt werden.
- Dadurch eignet es sich für einfache- wie auch komplexe Projekte.
Teams steht immer zur Verfügung: Auf dem PC, dem Mac, dem Handy oder einfach im Webbrowser auf irgend einem Gerät - Überall zu jeder Zeit. Ebenfalls nicht zu vergessen ist, dass Teams und alle Apps dazu einen Teil von Microsoft 365 ist und somit keine zusätzlichen Kosten verursacht. Zudem bringt die Integration in die ganze Microsoft- und Office 365 Umgebung viele Vorteile.
Falls ein Projekt grösser und komplexer ist, kann auch ein dediziertes Team mit beliebig vielen Kanälen eingesetzt werden.
Wir leben dies seit einigen Jahren in unseren Projekten. Und als Teil unsere Lösungsangebotes helfen wir unseren Kunden beim abheben mit Teams, wie dies zum Beispiel vor kurzem bei unserem Kunden ANQ in Bern - Kontaktieren sie uns.
Markus Hiltbrunner - 2205
Apple Geräte und Microsoft (Office) 365
Microsoft Office respektive Microsoft 365 gibt es seit Jahren für alle gängigen Betriebssystemplattformen. Insbesondere ist die ganze Suite mit all den vielen Cloud-Services schon länger ebenso für Apple-Geräte (MacOS und iOS) erhältlich. Das ist ja eigentlich nichts Neues, aber wie verhält sich das Ganze in der Praxis und "hartem" Alltagseinsatz wirklich?
Natürlich haben wir da und dort schon Teillösungen realisiert, doch nun durften wir bei unserem Kunden Nuu Medizinische Massage (Webseite) in Bern eine umfassenden Lösung implementieren. Für folgende Anforderungen haben wir mittels den Microsoft 365 Cloud Services eine Lösung aus "einem Guss" zusammengestellt, vorbereitet und implementiert.
- Ganze Mail- und Groupwarekommunikation mit Microsoft Exchange und lokal installiertem Outlook
- Ablage aller Dateien / Files in SharePoint Dokumentenbibliotheken mit Integration in die Favoriten des MacOS Finders. Die Daten sind somit auf jedem Gerät zu jeder Zeit verfügbar und irgendwelche Kopien, Synchronisationen und andere fehlerbehafteten Vorgängen gehören der Vergangenheit an.
- Nutzung der ab Microsoft 365 Portal lokal installierten Office Programme wie Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneNote
- Entwicklung neuer Vorlagen für Word und Excel mit Integration von Inhaltselementen, Schnell-Bausteinen und der Farbwelt von Nuu
- Teamzusammenarbeit und teilweise interne Organisation mittels Microsoft Teams und integrierten Diensten wie Planner, OneNote, Chat usw.
Kurzes Resümee: Nach einer Phase mit noch diversen Problemchen ist auch für die Apple-Welt Microsoft 365 zu einer guten Lösung gereift. Für das Team von NuuMassage mit Ihren ca. 5 Geräten in der Administration und Leitung haben sich u.A. folgende Punkte herauskristallisiert: Die lokalen Programme wie Word, Outlook usw. laufen schnell und stabil. Der Zugriff auf die Dateiablage in SharePoint ist sehr einfach zu handhaben. Und mit Teams ist das Potenzial gegeben, dass wir einfach und modern zusammen arbeiten.
Das Team von NuuMassage ist happy mit der neuen Lösung. Alles ist einfach zu bedienen, läuft zuverlässig und steht überall zu jeder Zeit auf jedem Gerät zur Verfügung.
Nachfolgend das Feedback von Herr Remo Schäfer, Geschäftsleiter:
«Kürzlich haben wir mit der tatkräftigen Unterstützung der VIMESO gmbh in unserer Praxis Microsoft 365 eingeführt. Wir haben seit der Einführung schon sehr von den vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten, vor allem im Bereich Outlook, Word und Excel, profitieren können. Die tägliche Arbeit wird uns durch Microsoft 365 deutlich vereinfacht und zudem haben wir mit Teams eine Plattform für die erfolgreiche Zusammenarbeit auch aus dem Homeoffice oder von Unterwegs.
Zudem können wir, dank der VIMESO gmbh, seit kurzer Zeit auf professionell erstellte Vorlagen in Word und Excel zugreifen, welche unseren Dokumenten nebst der Anwenderfreundlichkeit auch einen schönen Look verleihen.»
Herzlichen Dank für das schöne Feedback :-)
Markus Hiltbrunner | 2108
"Manage" Anfragen und Offerten mit Jira Core
Als Spezialist für Blankstähle ist unser Kunde, die Metaltec AG aus Pieterlen/BE, vorwiegend in High-Tech-Bereichen wie dem Automobilsektor oder in der Medizinal- sowie Uhrentechnologie tätig. Ihre Produkte werden aber noch in vielen weiteren Branchen eingesetzt. Aus all diesen Bereichen treffen bei Metaltec täglich verschiedenste Anfragen ein.
Um die grosse Zahl an Produktanfragen bewältigen zu können, hat sich Metaltec zum Einsatz von Jira Core entschieden. Innert kürzester Zeit konnten wir das Tool entsprechend den firmenspezifischen Wünschen und Bedürfnissen anpassen und ein effizientes System zur Anfrage- respektive Offertbearbeitung entwickeln. Alle notwendigen Prozesse wurden definiert, parametriert und in Jira übernommen. So wird jede eingehende Anfrage bei Metaltec nach bestimmten Abläufen bearbeitet. Dabei werden die einzelnen Schritte festgehalten und die dazugehörigen Unterlagen - in digitaler oder Papierform - hinterlegt. Der Status jeder Anfrage und alle nötigen Informationen dazu sind auf einen Blick sichtbar. Und dank den definierten Filtern lassen sich benutzerspezifische Dashboards erstellen, sodass jeder Mitarbeitende sich seine Arbeitsumgebung selber gestalten kann. Mit dem Einsatz von Jira bei Metaltec wird sichergestellt, dass die Auftragsbearbeitung konsequent nach den definierten Parameter erfolgt.
Herzlichen Dank an alle Beteiligten - uns hat die Umsetzung dieses Projekts enorm Spass gemacht.
Mike Giezendanner | 2103
Adressen an einem Ort pflegen und überall verwenden
Ein oftmals ungelöstes Problem:
Irgendwo, meist im ERP, werden die Adressdaten und Kontakte präzise und mit viel Aufwand geführt und gepflegt. Nun möchte man dieses "gute" Adressmaterial doch auch in Outlook verwenden können, in der digitalen Telefonie zur Signalisierung und als Telefonbuch, auf dem Handy, für irgendwelche Listen, für Massenversände, für Briefe in Word usw.
Doch diese Daten vom ERP in andere Softwaren zu integrieren ist "per se" kaum gegeben und somit meist schlichtweg unmöglich oder einfach zu kompliziert. Die Realität ist oft, dass Kontakte an mehreren Orten geführt werden hin bis zum kompletten Wildwuchs.... zum Beispiel, dass die Benutzer ein eigens Kontaktverzeichnis in verschiedenen Programmen führen. Dabei geht in der Summe viel Zeit verloren und was ist mit der Qualität der Daten, der Aktualität und wer pflegt das mit welchem Aufwand?
Mittels PowerShell-Programmierung lösen wir dieses Problem pragmatisch und mit verhältnismässig wenig Aufwand. Damit lassen sich inzwischen so viele Applikationen, Datenformate usw. ansprechen und verarbeiten, dass es sich schon fast aufdrängt. Wir holen z.B. bei unserem Kunden Tempro-Personal die Kontakte damit aus dem Abacus ERP, bereinigen diese mittels PowerShell und fügen die Kontaktdaten in ein "shared Postoffice" (geteiltes Postfach) oder einen "public Folder" (öffentlichen Ordner) des Microsoft Exchange Servers ein.
Von dort aus sind die Adressen fast überall nutzbar. Für die Synchronisation auf das Handy (via Outlook), für Listen, für Massenmails, für Schreiben in Word usw. Und von dort holt sich ebenfalls die 3CX IP-Telefonanlage die Kontaktdaten ab. Und somit stehen diese wertvolle Daten ebenfalls als integriertes Telefonbuch und Anrufer-Signalisation zur Verfügung.
Selbstverständlich holen wir bei der Verarbeitung nur das Datenmaterial ab, welches sich seit der letzten Transaktion geändert hat, wir prüfen auf Dubletten, führen Kontakte zusammen usw.
Dieses Beispiel steht als Platzhalter für weitreichende Möglichkeiten. Ähnliches haben wir z.B. schon mit SelcectLine, mit "Dynamics NAV" (Navision) und Weiteren gemacht.
Markus Hiltbrunner | 2102
Microsoft 365 Teams wird erwachsen
Kanal Kalender (Channel Calendar)
Darauf haben wir lange gewartet! Endlich ist es möglich, auf einem Kanal einen "universellen" Kalender zu führen. Dieser dient z.B. zum Planen von Projekten, dem Einsatz von Personal, zur Publikation von wichtigen Ereignissen, oder vielen weiteren Möglichkeiten. Und natürlich lässt sich dies auch in die bestehenden persönlichen Kalender und Ressourcen integrieren.
Ergänzung 210203: Der Kanalkalender wurde vor 3 Tagen, pünktlich wie von Microsoft angekündigt, weltweit ausgerollt.
Allerdings müssen wir uns noch wenig in Geduld üben, denn der Rollout kommt erst und ist auf anfangs Februar angesetzt, dieser dauert weltweit ca. 1 Monat.
Planner (to do):
Darüber haben wir in DIESEM Blogbeitrag bereits berichtet. Wir haben Planner nun seit über einem Jahr im Einsatz. Das Tool ist sehr vielseitig und lässt sich sowohl zur einfachen Pendenzenverwaltung bis hin zur komplexeren Verwaltung von Projekttasks verwenden.
In Projekten schätzten wir, z.B. unsere Kunden direkt mit im Team (als Gastbenutzer) zu haben. Dies ermöglicht das gemeinsame Führen, Zuweisen und Bearbeiten von Tasks. Alles an einem Ort für alle! Was vieles einfacher, transparenter und effizienter macht!
Lists
Die seit längerer Zeit in SharePoint integrierten Lists (Listen), lassen sich nun auch direkt in Teams integrieren. Und dies gleich in einer neuen und erweiterten Version.
Sie lassen sich für jegliche Arten von Listen einsetzen (z.B. im Screenshot als Lasten- Pflichtenauflistung in einem Softwareprojekt) Wir oder Kunden von uns schätzen z.B. die Möglichkeit, dass alle relevanten Personen darauf zugreifen und bei entsprechenden Rechten Einträge editieren und hinzufügen können (natürlich mehrere Personen gleichzeitig). Auch, dass man in Feldern mit vorgegebenen Werten mit automatisch zugewiesenen Farben arbeiten kann, die übersichtliche und automatisch generierte Bearbeitungsmaske, oder die Schnellbearbeitung in der Rasteransicht.
Der Kreis schliesst sich -> So macht Zusammenarbeit im Team Spass. Noch unklar, wie Teams Ihre Organisation einen grossen Schritt weiterbringen kann!? Wir unterstützen Sie dabei.
Markus Hiltbrunner | 2101
(PS: Microsoft Teams ist ein Teil der zahlreichen Softwaren und Services aus Office respektive Microsoft 365. Teams kann direkt im Browser, als Desktop-Applikation unter Windows oder MacOS oder auch auf Handys unter iOS oder Android benutzt werden)
Office Vorlagen-Erneuerung bei eicher+pauli
Ganze sieben Jahre war die von uns entwickelte Word-Vorlagenlösung der 1. Generation bei eicher+pauli im Einsatz. Durch die enorme Effizienzsteigerung in der täglichen Anwendung dieser Templates und Hilfsmittel (auch für OneNote, PowerPoint und Excel), wurde die damalige Investition x-fach zurückbezahlt.
Mit der neusten Version, deren Implementation mit einem CD-Redesign einher ging, verfügt eicher+pauli nun über die neusten Funktionen, wie:
- durchgängige Mehrsprachigkeit der Vorlagen
- Adressintegration aus dem Adressbuch von Outlook/Exchange
- OneClick PDF Versand mit automatischer Empfängerintegration und Weiteres ...
Wir unterstützen eicher+pauli auch in strategischer Beratung/Planung bezüglich Integration von Microsoft 365-Anwendungen, wie Teams, SharePoint usw. Ebenfalls lösen wir, als "letzte" Eskalationsstufe, anspruchsvolle Office-Supportfälle.
Wir sind stolz auf einen langjährigen und zufriedenen Kunden. Herzlichen Dank auch für die gute Zusammenarbeit über Jahre hinweg.
Markus Hiltbrunner | 2101
Starke, oft unbekannte Funktionen in Word
In Echtzeit zusammen am gleichen Dokument arbeiten
Werden Word-Dokumente in SharePoint (Teams) oder OneDrive gespeichert, stehen sie allen Beteiligten in Echtzeit jederzeit und überall zur Verfügung. Dateien müssen nicht mehr hin- und hergeschickt werden. Mehrere Personen können gleichzeitig an einem bestimmten Dokument arbeiten, alle sehen die entsprechenden Änderungen in beinahe Echtzeit. Sogar Kommentare oder Ideen können eingefügt werden.
Hören statt lesen
Über die Funktion "laut vorlesen" kann Word den markierten Text oder ein ganzes Dokument vorlesen. Sie können ganz entspannt zuhören.
In 60 Sprachen übersetzen
Ohne Word zu verlassen, können Sie mit dem Übersetzer Textpassagen oder ganze Dokumente in 60 Sprachen übersetzen. Ein Dokument in einer Fremdsprache können Sie in Ihrer eigenen Sprache lesen, ohne ein zusätzliches Programm zu verwenden.
Diktieren statt schreiben
Mit dem Add-In Diktieren müssen Sie sich nicht mehr an die Tastatur setzen. Alles, was Sie sagen, wird in Text umgewandelt. So haben Sie die Hände frei. Das Word-Menüband erhält dabei eine zusätzliche Registerkarte "Diktat".
Word-Editor korrigiert
Bereits während der Eingabe prüft Word-Editor Ihre Rechtschreibung und macht Sie auf Fehler aufmerksam, was ja nichts Neues ist. Aber darüber hinaus kann der Editor nun auch stilistische Vorschläge geben.
Tipp! Sie finden diese Funktionen gerade nicht, dann einfach das entsprechende Stichwort oben in der Kopfzeile bei der Lupe eingeben.
him 200914