VIMESO blog

Massive Zeiteinsparung und Vereinfachung dank digitaler Unterschrift

Mit der digitalen Unterschrift kommen viele Firmen in Sachen Digitalisierung einen grossen Schritt vorwärts

SignEasy ist eine Softwarelösung, um schnell und unkompliziert Dokumente auszufüllen und digital zu unterschreiben. Bei unserem Kunden, der Tempro Personal Management AG in Steffisburg, haben wir diese Lösung kürzlich realisiert. Mit SignEasy hat Tempro enorm viele Vorteile bei der Bearbeitung der rund 5'000 unterschriebenen Verträgen pro Jahr. 

Statt wie bisher durchschnittlich eine Woche auf das händische Unterschreiben eines Vertrags zu warten, beträgt die Gesamtdauer mit SignEasy nur noch wenige Minuten. Weil kein Postversand mehr erfolgt, ist die Zeit- und Kosteneinsparung massiv. Zudem entsteht kein Medienbruch, da sich das mehrmalige Drucken und wieder Einscannen der Verträge erübrigt.

Ja, und zum Schluss stehen die Verträge allen Beteiligten sofort zur Verfügung. Sogar mittels App auf dem Mobiltelefon.

Vielen Dank an die Tempro Personal AG. Uns hat die Realisierung dieses Projekts mit euch grossen Spass bereitet.

 

191021 | Markus Hiltbrunner

Digitalisierung gelebt

Prozesse mit SharePoint digitalisieren bietet hohes Vereinfachungs- und Einsparpotenzial. Ein Beispiel anhand unseres Kunden Alzheimer Schweiz

SharePoint Erfassungsmaske
SharePoint Erfassungsmaske

SharePoint bietet viele Möglichkeiten, um Prozesse einfach und mit verhältnismässig wenig Aufwand zu digitalisieren. SharePoint Listen dienen dabei als "Datenbehälter" und mittels Verknüpfen entstehen ganze Datenbanken. Für die Eingabe der Daten braucht es keine separate Software oder ein "grosses" Formulardesign, denn SharePoint erstellt anhand der Listen automatisch Formulare zum Erfassen und Editieren. 

Bei unserem Kunden, Alzheimer Schweiz, durften wir dies entsprechend umsetzen. Ziel des Projekts war, die Papierflut grundsätzlich zu verringern, die Erfassung der erbrachten Dienstleistungen der ca. 25 über die Schweiz verteilten Sektionen zu harmonisieren und zu beschleunigen sowie die Endjahresauswertung zu vereinfachen. 

Auf der von uns entwickelten und eingeführten SharePoint-Lösung können heute alle Mitarbeitende aus den jeweiligen Sektionen mit dem eigenen Login die von ihnen erbrachten Leistungen erfassen - egal, wo sie sich befinden. Es müssen keine Papierrapporte mehr hin- und hergeschickt werden.

Die Daten stehen zentral sofort und mittels Excel-Auswertung zur Verfügung. 

 

SharePoint Erfassungsmaske
Datenauswertung mit Excel-Tabellen

Das Anwendungsgebiet auf SharePoint ist riesig. Von der Adressverwaltung, Erfassung von Arbeitszeiten, Dienstleistungen bis hin zu spezifischen PowerApps ist fast alles möglich.

Der Hauptvorteil dabei ist: Die komplette digitale Kette ohne Medianbruch trotz dezentralisierten Erfassungsstandorten. Die Daten sind zentral zugreifbar, von überall und aktuell. Und wenn optional noch mit PowerApps gelöst, dann ist die Plattform auch Handy-fähig.

 

Herzlichen Dank an alle Beteiligte bei ALZ - uns hat die Umsetzung des Projekts grossen Spass gemacht.

 

16.09.2019 | Markus Hiltbrunner

Eröffnung der Azure und Office 365 Rechenzentren in der Schweiz

Es ist soweit - Sie sind seit Ende August in Betrieb.

Auch in der Schweiz ist es nun möglich, globale Cloud-Services aus dem Inland zu beziehen. Das heisst, Microsoft Azure steht bereits von Rechenzentren in den Regionen Zürich und Genf zur Verfügung. Office 365, Dynamics 365 und Power Plattform sollen folgen, weshalb die Cloud-Infrastruktur nun zügig ausgebaut wird. Voraussichtlich 2020 sollen diese Dienste ebenfalls direkt aus der Schweiz angeboten werden.

Damit zeigt Microsoft, dass die Firma die Anliegen der Kunden ernst nimmt und auf die steigende Nachfrage aus dem gesamten europäischen Raum reagiert hat. Die Infrastruktur in der Schweiz ist zuverlässig und bietet sich in diesem Fall an. Die Schweiz gilt zudem überall als glaubwürdig und hat stabile Rahmenbedingungen.

Weitere Informationen zur Microsoft Cloud, die in der Schweiz startet, erfahren Sie hier. Selbstverständlich halten wir Sie mit weiteren Blogs zu diesem Thema auf dem laufenden.

 

2. September 2019 - Markus Hiltbrunner

Microsoft Teams, der Senkrechtstarter, wenn es um Zusammenarbeit geht

Zusammenarbeit im Team, Infos an Mitarbeitende, Projektmanagement, Digitalisierung, usw.. Das alles und mehr ist für uns seit einiger Zeit Microsoft Teams.

(Copyright by Microsoft)

Wir bei VIMESO nutzen Microsoft Teams seit Beginn weg (2017) und zwar primär für das Management und Handling von Kundenprojekten. Denn:

  • "Ad hoc" stellt man zusammen, was man für die agile Erfüllung des Projektes benötigt: Einen Teil der SharePoint Dateiablage, eine eigene Dateiablage, Microsoft Planner als Kanban Taskmanagement Tool, eine Teamkalender- / Zeitplanung, einen Chat, wichtige Dokumente, ein Notizbuch mit OneNote, einen Zugriff auf Jira, usw.
  • Alles an einem Platz - Themen- und zielgerichtet. Egal, ob ab PC, Handy oder direkt übers Internet genutzt
  • Dank proaktiver Benachrichtigung, wenn z.B. ein anderer Mitwirker etwas publiziert, ist man immer up to date, egal, wo man sich gerade befindet 
  • Und das grosse Plus: Unsere Kunden sind als Gastbenutzer und Mitwirker auch dabei. Heisst u.a.: Keine Dateien per E-Mail hin und her, keine Notizen da und dort, direkte Kommunikation via Business-Chat am Ort des Geschehens… eben alles, was man braucht, an einem Ort
     

Weitere Anwendungsfälle:

  • Für das Posten von wichtigen Informationen innerhalb der Firma oder deren Abteilungen. Teams löst die starren Intranets ganz easy ab 
  • Für einzelne Abteilungen wie Administration, Verkauf, usw. Für Infos, für Termine, für Protokolle etc.. Alles papierlos sauber, digitalisiert, effizient und schnell
     

Zusammenarbeit (Collaboration) themen- und projektbezogen, "Menschengerecht" auf eine neue und einfache Art. Das ist, was wir in Zukunft mehr sehen wollen. Melden Sie sich, wir zeigen Ihnen, wo es lang geht.

 

Markus Hiltbrunner - 190827

Office 365 bei KMU

Unsere langjährige Erfahrung zeigt, Office 365 hat sich bei KMU's sehr bewährt.

Komponenten von Office 365 -> Klick (@ Matt Wade)

Office 365 ist die ideale Lösung, um modernes, agiles Arbeiten zu ermöglichen. Es ist viel mehr als einfach Office Programme, sondern ein Lösungsportfolio mit vielen verschiedenen Bausteinen. Je nach Bedürfnissen und Anforderungen werden nur bestimmte Services genutzt. Alles arbeitet zusammen und fokussiert die Arbeitsweise von Teams auf die Ziele.

Mit Office 365 reduziert sich die Komplexität der IT Softwarelandschaft, da nebst den Fachapplikationen in der Regel die restlichen Anforderungen durch Office 365 abgedeckt werden. Damit lösen wir z.B:

  • Benutzer- und Objekteverwaltung
  • Die ganzen Office Programme (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, OneNote, usw.) online oder als Desktop-Anwendung
  • E-Mail, Groupware, Exchange, Collaboration, BusinessChat
  • Dateiablage Privat und als zentrale Ablage im SharePoint-Server mit Rechteregelung auf Gruppen- und Benutzerebene
  • Intranet mit SharePoint-Online
  • Microsoft-Teams, für die optimale themen- oder projektorientierte Zusammenarbeit auch mit aussenstehenden Personen und Gruppen
  • Eigene Lösungen und Apps mit Microsoft PowerApps
  • Proszessautomatisierung und Digitalisierung mit individuellen SharePoint / PowerApps Lösungen
  • und Weiteres ...

Office 365 wird direkt aus der hochsicheren, europäischen Microsoft Cloud bezogen (ab Ende August 2019 auch aus der Schweiz). Die Preisspanne bei KMU's liegt je nach bezogenem Plan zwischen CHF 60.00 und  CHF 147.00 pro Benutzer pro Jahr. Wer nachrechnet und dabei eine Vollkostenrechnung macht, wird feststellen, dass hier massiv Kosten gespart werden können. 

Dazu kommt, dass oftmals ein grosser Teil der eigene Infrastruktur abgebaut werden kann (Server, Storage, Backup usw.). Somit gibt es auch hier ein grosses Einsparpotenzial. Die Zeiten, in welchen ein Techniker vor Ort viele Stunden mit Updates und Fehlerbehebungen teuer bezahlt werden musste, sind Geschichte. 

Alles, was aus der Office 365 Cloud genutzt wird, ist für den Endkunden wartungsfrei und steht rund um die Uhr zur Verfügung:

  • Ihre Programme und Services sind immer auf dem neusten Stand und werden ständig überwacht
  • Es entfallen Routinewartungen und das Einspielen von Sicherheitspatches auf Server und anderen Komponenten
  • Daten, Programme sowie alle Services stehen zu jeder Zeit von überall und mit beliebigen Geräten zur Verfügung und werden laufend und automatisch gesichert

Und wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich ändert, dann dann tut dies auch Office 365. "Pay per use" wird hier gelebt.

Eine weitere erfolgreiche Migration zu Office 365 haben wir kürzlich bei der Firma WMR Mira AG durchgeführt. Innert kürzester Zeit haben wir:

  • Rund 100 GigaByte an bestehende Dateien auf das SharePoint-Portal migriert. Die Dateien stehen den Mitarbeitenden, egal wo und mit welchem Gerät, rund um die Uhr zur Verfügung. Zudem findet sich, durch das augeklügelte Suchsystem, alles sehr einfach und vor allem auch schnell
  • sämtliche Outlook-Mails, Termine und Kontakte von vier Benutzer migriert
  • Microsoft Teams eingerichtet, einen Produktekatalog via SharePoint erstellt
  • die Mitarbeitenden geschult

Die Umstellung auf Microsoft Office 365 hat der WMR Mira AG einen äusserst hohen Nutzen in allen Bereichen gebracht.

Vielen Dank an alle Beteiligten - es hat enorm Spass gemacht, das Projekt mit euch umzusetzen!

22.08.2019 | Markus Hiltbrunner

Wir haben uns verstärkt

Seit dem 1. August 2019 arbeitet Marinella Mischler bei uns.

Sie übernimmt Aufgaben im Backoffice und Kundenprojekten. Sie hat in diesen Bereichen über Jahre viel Erfahrung gesammelt und wird uns nun tatkräftig unterstützen.

Gerne heissen wir sie bei uns willkommen und wünschen ihr viel Freude im neuen Wirkungskreis.

15.08.2019 - Markus Hiltbrunner und Mike Giezendanner

Microsoft Office Vorlagen im Hoch

Schnell & effizient: Hinzufügen von neuen Aussenstellen, Logos und erweitern von Vorlagen...

Unsere Office Lösung für Vorlagen und individuelle Funktionen hat sich in der Praxis inzwischen bestens bewährt! Sie ist modular aufgebaut und somit äusserst einfach in der Handhabung und Erweiterung. So ist eine Ergänzung mit neuen Geschäftsadressen oder beispielsweise eine Logo-Änderung jederzeit und minutenschnell realisierbar. Dafür muss KEINE Vorlage angepasst werden. Zudem ist diese Lösung ein wichtiger Bestandteil der aktuell stark zunehmenden Digitalisierung und somit ein Element des modernen, digitalen Arbeitsplatzes (modern Workplace).

Die z.B. vor einem Jahr erfolgte Einführung beim Schweizerischen Roten Kreuz (SRK) hat enorm zur Effizienzsteigerung in der täglichen Nutzung der Office-Applikationen beigetragen (Blog siehe hier). Wir haben sowohl von Nutzer- wie auch Administratorenseite sehr positive Feedbacks erhalten. Zudem hat sich die Lösung bereits nach einem Jahr und einer Änderungsrunde amortisiert. Die Lösung wird nun weiteren Regionen zugänglich gemacht, wie soeben die Integration des SRK-Mittellandes:

  • Hinzufügen von weiteren 13 Aussenstellen (Region Mittelland)
  • Entwickeln von drei neuen, zusätzlichen Vorlagen
  • Schulung der Mitarbeitenden SRK-Mittelland

Diese starke Ausrichtung an individuellen Kundenwünsche und der einfache Weiterausbau ist nur dank des modularen Aufbaus unserer Funktions- und Codebibliothek (Objektorientiertheit)  möglich.

Kleiner Aufwand - grosser Nutzen! 

05.08.2019 | Markus Hiltbrunner

Kennen Sie Ihr Einsparpotenzial?

Optimieren Sie Ihre Microsoft Office Umgebung! Berechnen Sie mit unserem Calculator Ihr mögliches Einsparpotenzial.

Mit der optimierten Anwendung der Office Applikationen sind laut einer aktuellen Studie der Gesellschaft für Konsumforschung Einsparungen von bis zu 25 Prozent möglich. Unsere Erfahrungen zeigen: 15 bis 20 Prozent sind absolut realistisch.

Ihre Daten

Die Vorgabewerte in den Feldern entsprechen Durschnittswerten. Sie können diese überschreiben

 

Ihr Einsparpotenzial


Wie weiter?

Wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie mit wenig Aufwand dieses Optimum erreichen können. Kontaktieren Sie uns per nachfolgendem Formular; Ihre Berechnung oben wird gleich mitgesandt.

 

Neue Word-Vorlagen für das SRK

Für das Schweizerische Rote Kreuz (SRK) haben wir neue Vorlagen erstellt und ein prozessorientiertes Benutzerinterface in Word entwickelt. Dazu haben wir einige praktische und effizienzsteigernde Funktionen programmiert…

Die Microsoft Office Applikationen sind für die Mitarbeitenden des SRK äusserst wichtige Arbeitsinstrumente. Entsprechend hoch und vielfältig sind die Ansprüche an diese Umgebung. Bisher wurden im SRK rund 600 Vorlagen benutzt, was die Wartung und Anpassung, wenn beispielsweise ein Logo geändert werden sollte, enorm kompliziert und aufwändig gestaltete. Diese Situation war die Ausgangslage für eine entsprechenden Analyse mit Konzept.

Darin zeigte sich, dass für das SRK folgende Lösung optimal ist: Die alten Vorlagen wurden durch insgesamt 12 komplett neu aufgebaute Dokumente ersetzt. Wir haben dazu ein kundenspezifisches Menuband in Word entwickelt, welches individuelle Funktionen wie Organisation (Logos uns Adressen der regionalen Aussenstellen) Benutzerdaten oder die Sprache der Vorlagen steuert. Jeder Benutzer ist einzeln anwählbar und kann selbständig verwaltet werden. Die Vorlage erkennt die benutzerspezifischen Daten, das gewählte Logo sowie die gewünschte Sprache und füllt die relevanten Felder ab.

Diese Lösung ist einfach aber trägt zu einer grossen Effizienzsteigerung bei. Die Flut an Vorlagen wurde reduziert, die Bedienung ist enorm wartungsfreundlich und der Aufwand bei allfälligen Änderungen oder Ergänzungen äusserst gering.

 

Bild: Menuband und gewählte Vorlage

 

 

 

 

Die Umsetzung mit den verschiedenen Abteilungen und Personen beim SRK hat Spass gemacht und wir bedanken uns für die gute Zusammenarbeit.

31.08.2018 | Markus Hiltbrunner