VIMESO blog

Microsoft Teams im Unternehmenseinsatz - Mitarbeiter Schulen?

Microsoft Teams "mausert" sich, als Teil von Office 365, in kürzester Zeit zum äusserst beliebten Werkzeug für die effiziente Zusammenarbeit.

(Copyright by Microsoft)

Die Frage, ob man im Unternehmen Microsoft Teams einsetzen soll oder nicht, beantwortet sich in der Praxis je länger desto klarer mit einem "JA"

Was Teams alles kann, habe ich erst kürzlich in einem Blog beschrieben - HIER.

Damit der Einsatz aber nicht zum Wildwuchs ausartet, sollte sich die Geschäftsführung strategische Gedanken bezüglich des Einsatzes machen. Wofür und wie soll dieses Produktivitätstool eingesetzt werden. Wo kann es dem Betrieb helfen, wie steigert es die Produktivität und vereinfacht die Zusammenarbeit. Wie ist die Abgrenzung gegenüber anderen Softwaren, usw. Zu diesen Themen habe ich bereits bei einigen Kunden Workshops durchführen dürfen.

Im Zuge dessen kommt auch oft die Frage auf, ob man die Mitarbeiter darin schulen soll. Was man ebenfalls mit einem klaren "Ja" beantworten kann. Im Idealfall aber eben erst, wenn o.g. Punkte bezüglich Einsatzart bereits definiert sind. Es ist wichtig, dass Mitarbeitende verstehen wie Teams funktioniert und wie es optimal eingesetzt wird. Die Arbeitsweise und die Art des Einsatzes unterscheidet sich von bisher Gewohntem und darum ist es wichtig, hier die entsprechende Denk- und Herangehensweise mit einem Schulungsworkshop zu öffnen.

Nun durften wir erstmals bei unserem Kunden Forem / Stiftung 3FO eine Schulung mit ca. 15 Personen durchführen. Die Schulung erfolgte vor Ort, spezifisch eingehend auf die Kundenbedürfnisse. Zum späteren Vertiefen haben wir ein Schulungshandbuch (Handout) in Deutsch geschrieben und abgegeben. So steht bei Forem nun nichts mehr im Weg: Die Teamarbeit kann auf eine neue und einfache Art, projekt- und themenbezogen auf einer Plattform erfolgen.

Herzlichen Dank für das gute Gelingen und die super Zusammenarbeit.

 

191217 | Markus Hiltrunner

Atlassian Jira

Anpassungen an firmenspezifische Bedürfnissen

Atlassian Jira

Im webbasierten Kundensupport der IMD AG konnten wir die Kernapplikation Atlassian Jira entsprechend den firmenspezifischen Bedürfnissen anpassen. Mit Beratung und Support in technischen Fragen stehen wir natürlich immer noch zur Verfügung und unterstützen, wo es nötig ist oder Fragen auftauchen.

Atlassian Jira ist eine Webanwendung für Projektmanagement und wird bei IMD unter anderem für Fehler- und Problembehebungen als sogenanntes Ticketingsystem eingesetzt. In dieser Applikation lassen sich alle Prozesse sehr einfach und strukturiert abbilden. Die Prozesse werden dazu klar definiert und in der Software entsprechend umgesetzt (parametriert). Die dadurch entstehenden Automatismen steigern natürlich für alle Mitarbeitenden die Effizienz. In jedem Bereich lässt sich damit Transparenz schaffen und Zeit sparen.

Die von IMD gewünschten Erweiterungen der Applikation haben wir zum Teil übernommen und ausgearbeitet oder selbst entwickelt. Mit den sehr individuellen Funktionen des Systems kann sich jeder Mitarbeitende bei IMD seine Arbeitsumgebung - also sein Dashboard - nach Wunsch gestalten. Eingehende Tickets sind bis zu deren Abschluss und darüber hinaus jederzeit komplett verfolgbar. Jede mögliche Aktion in einem definierten Status wird über die Software genau belegt. So wird sichergestellt, dass die Abläufe immer eingehalten werden und der Kunde möglichst effizient bedient wird.

Die erfolgreiche Umsetzung der Applikationserweiterungen für Jira freut uns sehr, was sich in den durchwegs positiven Feedbacks, die wir laufend erhalten, zeigt. Vielen Dank an alle Beteiligte bei IMD - das Projekt hat Spass gemacht.

191209 | Mike Giezendanner

Reorganisation der 15-jährigen Dateiablage

Wenn beim Suchen auch wieder gefunden wird

Dateiablage ALZ

Ziel dieses achtmonatigen Projekts war, die zentrale Dateiablage von Alzheimer Schweiz neu zu erstellen. Die alte Ablage war über 15 Jahre "konzeptlos" gewachsen. Gemäss einer ersten Analyse 2018 umfasste diese Ablage insgesamt 380'890 Files in 54'707 Ordnern bei einer Datenmenge von ca. 900 GByte. Durch die tiefe Strukturierung (bis 19 Ebenen) und den beliebigen Ausbau ohne Konzept und Konventionen, war es für neue Mitarbeitende teilweise fast nicht möglich, gezielt etwas zu finden. Zudem funktionierte die Suche über den Dateiexplorer so langsam, dass auch dies keine Option zum Finden war.

Um einen sauberen Ablauf im Projekt zu gewährleisten, erfolgten nach der Analyse die ersten Massnahmen mit dem Löschen von überflüssigen Dateien und dem Start einer Indexierung. Dazu wurden Regelungen und Konventionen aufgestellt und das Projektteam erstellte neue Ablagestrukturen für die einzelnen Abteilungen. Nach mehrfacher Überarbeitung derselben, konnte die gesamte Ablage mit einem von uns programmierten Script automatisch erstellt werden.

Nun war die neue Ablage bereit für die Migration der effektiven Daten, welche an einem Tag durch die Projektmitglieder der einzelnen Abteilungen durchgeführt wurde. Dabei wurde vorgängig genau geplant, was wohin kommt, sowie eine Fortschrittskontrolle geführt. Am nächsten Arbeitstag konnte, nach einer kurzen Einführungsschulung, die neue Ablage bereits vollumfänglich genutzt werden.

Die Ablagestruktur (Dateiverzeichnisse) ist heute massiv weniger verschachtelt als vorher. So erfolgt die Datensuche nur noch bis maximal 7 Ebenen, wozu es vor der Neustrukturierung bis zu 19 waren. Weil damit die Ablage und Suche deutlich schneller ist als früher, ist das Einsparpotenzial an Zeit enorm hoch.

Nach der Migration bestehen noch 86'473 Dateien in 14'639 Ordnern resp. noch rund 157 GByte an Daten. Oder anders gesagt: Diese Datenmenge beansprucht 68% weniger an Serverplatz, die Anzahl Dateien und Ordner wurden um rund 75% reduziert.

Vielen Dank allen Beteiligten bei Alzheimer Schweiz. Die Umsetzung dieses Projekts mit euch war grossartig.

191118 | Markus Hiltbrunner

Massive Zeiteinsparung und Vereinfachung dank digitaler Unterschrift

Mit der digitalen Unterschrift kommen viele Firmen in Sachen Digitalisierung einen grossen Schritt vorwärts

SignEasy ist eine Softwarelösung, um schnell und unkompliziert Dokumente auszufüllen und digital zu unterschreiben. Bei unserem Kunden, der Tempro Personal Management AG in Steffisburg, haben wir diese Lösung kürzlich realisiert. Mit SignEasy hat Tempro enorm viele Vorteile bei der Bearbeitung der rund 5'000 unterschriebenen Verträgen pro Jahr. 

Statt wie bisher durchschnittlich eine Woche auf das händische Unterschreiben eines Vertrags zu warten, beträgt die Gesamtdauer mit SignEasy nur noch wenige Minuten. Weil kein Postversand mehr erfolgt, ist die Zeit- und Kosteneinsparung massiv. Zudem entsteht kein Medienbruch, da sich das mehrmalige Drucken und wieder Einscannen der Verträge erübrigt.

Ja, und zum Schluss stehen die Verträge allen Beteiligten sofort zur Verfügung. Sogar mittels App auf dem Mobiltelefon.

Vielen Dank an die Tempro Personal AG. Uns hat die Realisierung dieses Projekts mit euch grossen Spass bereitet.

 

191021 | Markus Hiltbrunner

Digitalisierung gelebt

Prozesse mit SharePoint digitalisieren bietet hohes Vereinfachungs- und Einsparpotenzial. Ein Beispiel anhand unseres Kunden Alzheimer Schweiz

SharePoint Erfassungsmaske
SharePoint Erfassungsmaske

SharePoint bietet viele Möglichkeiten, um Prozesse einfach und mit verhältnismässig wenig Aufwand zu digitalisieren. SharePoint Listen dienen dabei als "Datenbehälter" und mittels Verknüpfen entstehen ganze Datenbanken. Für die Eingabe der Daten braucht es keine separate Software oder ein "grosses" Formulardesign, denn SharePoint erstellt anhand der Listen automatisch Formulare zum Erfassen und Editieren. 

Bei unserem Kunden, Alzheimer Schweiz, durften wir dies entsprechend umsetzen. Ziel des Projekts war, die Papierflut grundsätzlich zu verringern, die Erfassung der erbrachten Dienstleistungen der ca. 25 über die Schweiz verteilten Sektionen zu harmonisieren und zu beschleunigen sowie die Endjahresauswertung zu vereinfachen. 

Auf der von uns entwickelten und eingeführten SharePoint-Lösung können heute alle Mitarbeitende aus den jeweiligen Sektionen mit dem eigenen Login die von ihnen erbrachten Leistungen erfassen - egal, wo sie sich befinden. Es müssen keine Papierrapporte mehr hin- und hergeschickt werden.

Die Daten stehen zentral sofort und mittels Excel-Auswertung zur Verfügung. 

 

SharePoint Erfassungsmaske
Datenauswertung mit Excel-Tabellen

Das Anwendungsgebiet auf SharePoint ist riesig. Von der Adressverwaltung, Erfassung von Arbeitszeiten, Dienstleistungen bis hin zu spezifischen PowerApps ist fast alles möglich.

Der Hauptvorteil dabei ist: Die komplette digitale Kette ohne Medianbruch trotz dezentralisierten Erfassungsstandorten. Die Daten sind zentral zugreifbar, von überall und aktuell. Und wenn optional noch mit PowerApps gelöst, dann ist die Plattform auch Handy-fähig.

 

Herzlichen Dank an alle Beteiligte bei ALZ - uns hat die Umsetzung des Projekts grossen Spass gemacht.

 

16.09.2019 | Markus Hiltbrunner

Eröffnung der Azure und Office 365 Rechenzentren in der Schweiz

Es ist soweit - Sie sind seit Ende August in Betrieb.

Auch in der Schweiz ist es nun möglich, globale Cloud-Services aus dem Inland zu beziehen. Das heisst, Microsoft Azure steht bereits von Rechenzentren in den Regionen Zürich und Genf zur Verfügung. Office 365, Dynamics 365 und Power Plattform sollen folgen, weshalb die Cloud-Infrastruktur nun zügig ausgebaut wird. Voraussichtlich 2020 sollen diese Dienste ebenfalls direkt aus der Schweiz angeboten werden.

Damit zeigt Microsoft, dass die Firma die Anliegen der Kunden ernst nimmt und auf die steigende Nachfrage aus dem gesamten europäischen Raum reagiert hat. Die Infrastruktur in der Schweiz ist zuverlässig und bietet sich in diesem Fall an. Die Schweiz gilt zudem überall als glaubwürdig und hat stabile Rahmenbedingungen.

Weitere Informationen zur Microsoft Cloud, die in der Schweiz startet, erfahren Sie hier. Selbstverständlich halten wir Sie mit weiteren Blogs zu diesem Thema auf dem laufenden.

 

2. September 2019 - Markus Hiltbrunner

Microsoft Teams, der Senkrechtstarter, wenn es um Zusammenarbeit geht

Zusammenarbeit im Team, Infos an Mitarbeitende, Projektmanagement, Digitalisierung, usw.. Das alles und mehr ist für uns seit einiger Zeit Microsoft Teams.

(Copyright by Microsoft)

Wir bei VIMESO nutzen Microsoft Teams seit Beginn weg (2017) und zwar primär für das Management und Handling von Kundenprojekten. Denn:

  • "Ad hoc" stellt man zusammen, was man für die agile Erfüllung des Projektes benötigt: Einen Teil der SharePoint Dateiablage, eine eigene Dateiablage, Microsoft Planner als Kanban Taskmanagement Tool, eine Teamkalender- / Zeitplanung, einen Chat, wichtige Dokumente, ein Notizbuch mit OneNote, einen Zugriff auf Jira, usw.
  • Alles an einem Platz - Themen- und zielgerichtet. Egal, ob ab PC, Handy oder direkt übers Internet genutzt
  • Dank proaktiver Benachrichtigung, wenn z.B. ein anderer Mitwirker etwas publiziert, ist man immer up to date, egal, wo man sich gerade befindet 
  • Und das grosse Plus: Unsere Kunden sind als Gastbenutzer und Mitwirker auch dabei. Heisst u.a.: Keine Dateien per E-Mail hin und her, keine Notizen da und dort, direkte Kommunikation via Business-Chat am Ort des Geschehens… eben alles, was man braucht, an einem Ort
     

Weitere Anwendungsfälle:

  • Für das Posten von wichtigen Informationen innerhalb der Firma oder deren Abteilungen. Teams löst die starren Intranets ganz easy ab 
  • Für einzelne Abteilungen wie Administration, Verkauf, usw. Für Infos, für Termine, für Protokolle etc.. Alles papierlos sauber, digitalisiert, effizient und schnell
     

Zusammenarbeit (Collaboration) themen- und projektbezogen, "Menschengerecht" auf eine neue und einfache Art. Das ist, was wir in Zukunft mehr sehen wollen. Melden Sie sich, wir zeigen Ihnen, wo es lang geht.

 

Markus Hiltbrunner - 190827

Office 365 bei KMU

Unsere langjährige Erfahrung zeigt, Office 365 hat sich bei KMU's sehr bewährt.

Komponenten von Office 365 -> Klick (@ Matt Wade)

Office 365 ist die ideale Lösung, um modernes, agiles Arbeiten zu ermöglichen. Es ist viel mehr als einfach Office Programme, sondern ein Lösungsportfolio mit vielen verschiedenen Bausteinen. Je nach Bedürfnissen und Anforderungen werden nur bestimmte Services genutzt. Alles arbeitet zusammen und fokussiert die Arbeitsweise von Teams auf die Ziele.

Mit Office 365 reduziert sich die Komplexität der IT Softwarelandschaft, da nebst den Fachapplikationen in der Regel die restlichen Anforderungen durch Office 365 abgedeckt werden. Damit lösen wir z.B:

  • Benutzer- und Objekteverwaltung
  • Die ganzen Office Programme (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, OneNote, usw.) online oder als Desktop-Anwendung
  • E-Mail, Groupware, Exchange, Collaboration, BusinessChat
  • Dateiablage Privat und als zentrale Ablage im SharePoint-Server mit Rechteregelung auf Gruppen- und Benutzerebene
  • Intranet mit SharePoint-Online
  • Microsoft-Teams, für die optimale themen- oder projektorientierte Zusammenarbeit auch mit aussenstehenden Personen und Gruppen
  • Eigene Lösungen und Apps mit Microsoft PowerApps
  • Proszessautomatisierung und Digitalisierung mit individuellen SharePoint / PowerApps Lösungen
  • und Weiteres ...

Office 365 wird direkt aus der hochsicheren, europäischen Microsoft Cloud bezogen (ab Ende August 2019 auch aus der Schweiz). Die Preisspanne bei KMU's liegt je nach bezogenem Plan zwischen CHF 60.00 und  CHF 147.00 pro Benutzer pro Jahr. Wer nachrechnet und dabei eine Vollkostenrechnung macht, wird feststellen, dass hier massiv Kosten gespart werden können. 

Dazu kommt, dass oftmals ein grosser Teil der eigene Infrastruktur abgebaut werden kann (Server, Storage, Backup usw.). Somit gibt es auch hier ein grosses Einsparpotenzial. Die Zeiten, in welchen ein Techniker vor Ort viele Stunden mit Updates und Fehlerbehebungen teuer bezahlt werden musste, sind Geschichte. 

Alles, was aus der Office 365 Cloud genutzt wird, ist für den Endkunden wartungsfrei und steht rund um die Uhr zur Verfügung:

  • Ihre Programme und Services sind immer auf dem neusten Stand und werden ständig überwacht
  • Es entfallen Routinewartungen und das Einspielen von Sicherheitspatches auf Server und anderen Komponenten
  • Daten, Programme sowie alle Services stehen zu jeder Zeit von überall und mit beliebigen Geräten zur Verfügung und werden laufend und automatisch gesichert

Und wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich ändert, dann dann tut dies auch Office 365. "Pay per use" wird hier gelebt.

Eine weitere erfolgreiche Migration zu Office 365 haben wir kürzlich bei der Firma WMR Mira AG durchgeführt. Innert kürzester Zeit haben wir:

  • Rund 100 GigaByte an bestehende Dateien auf das SharePoint-Portal migriert. Die Dateien stehen den Mitarbeitenden, egal wo und mit welchem Gerät, rund um die Uhr zur Verfügung. Zudem findet sich, durch das augeklügelte Suchsystem, alles sehr einfach und vor allem auch schnell
  • sämtliche Outlook-Mails, Termine und Kontakte von vier Benutzer migriert
  • Microsoft Teams eingerichtet, einen Produktekatalog via SharePoint erstellt
  • die Mitarbeitenden geschult

Die Umstellung auf Microsoft Office 365 hat der WMR Mira AG einen äusserst hohen Nutzen in allen Bereichen gebracht.

Vielen Dank an alle Beteiligten - es hat enorm Spass gemacht, das Projekt mit euch umzusetzen!

22.08.2019 | Markus Hiltbrunner

Wir haben uns verstärkt

Seit dem 1. August 2019 arbeitet Marinella Mischler bei uns.

Sie übernimmt Aufgaben im Backoffice und Kundenprojekten. Sie hat in diesen Bereichen über Jahre viel Erfahrung gesammelt und wird uns nun tatkräftig unterstützen.

Gerne heissen wir sie bei uns willkommen und wünschen ihr viel Freude im neuen Wirkungskreis.

15.08.2019 - Markus Hiltbrunner und Mike Giezendanner