VIMESO blog

Microsoft Teams, der Senkrechtstarter, wenn es um Zusammenarbeit geht

Zusammenarbeit im Team, Infos an Mitarbeitende, Projektmanagement, Digitalisierung, usw.. Das alles und mehr ist für uns seit einiger Zeit Microsoft Teams.

(Copyright by Microsoft)

Wir bei VIMESO nutzen Microsoft Teams seit Beginn weg (2017) und zwar primär für das Management und Handling von Kundenprojekten. Denn:

  • "Ad hoc" stellt man zusammen, was man für die agile Erfüllung des Projektes benötigt: Einen Teil der SharePoint Dateiablage, eine eigene Dateiablage, Microsoft Planner als Kanban Taskmanagement Tool, eine Teamkalender- / Zeitplanung, einen Chat, wichtige Dokumente, ein Notizbuch mit OneNote, einen Zugriff auf Jira, usw.
  • Alles an einem Platz - Themen- und zielgerichtet. Egal, ob ab PC, Handy oder direkt übers Internet genutzt
  • Dank proaktiver Benachrichtigung, wenn z.B. ein anderer Mitwirker etwas publiziert, ist man immer up to date, egal, wo man sich gerade befindet 
  • Und das grosse Plus: Unsere Kunden sind als Gastbenutzer und Mitwirker auch dabei. Heisst u.a.: Keine Dateien per E-Mail hin und her, keine Notizen da und dort, direkte Kommunikation via Business-Chat am Ort des Geschehens… eben alles, was man braucht, an einem Ort
     

Weitere Anwendungsfälle:

  • Für das Posten von wichtigen Informationen innerhalb der Firma oder deren Abteilungen. Teams löst die starren Intranets ganz easy ab 
  • Für einzelne Abteilungen wie Administration, Verkauf, usw. Für Infos, für Termine, für Protokolle etc.. Alles papierlos sauber, digitalisiert, effizient und schnell
     

Zusammenarbeit (Collaboration) themen- und projektbezogen, "Menschengerecht" auf eine neue und einfache Art. Das ist, was wir in Zukunft mehr sehen wollen. Melden Sie sich, wir zeigen Ihnen, wo es lang geht.

 

Markus Hiltbrunner - 190827

Office 365 bei KMU

Unsere langjährige Erfahrung zeigt, Office 365 hat sich bei KMU's sehr bewährt.

Komponenten von Office 365 -> Klick (@ Matt Wade)

Office 365 ist die ideale Lösung, um modernes, agiles Arbeiten zu ermöglichen. Es ist viel mehr als einfach Office Programme, sondern ein Lösungsportfolio mit vielen verschiedenen Bausteinen. Je nach Bedürfnissen und Anforderungen werden nur bestimmte Services genutzt. Alles arbeitet zusammen und fokussiert die Arbeitsweise von Teams auf die Ziele.

Mit Office 365 reduziert sich die Komplexität der IT Softwarelandschaft, da nebst den Fachapplikationen in der Regel die restlichen Anforderungen durch Office 365 abgedeckt werden. Damit lösen wir z.B:

  • Benutzer- und Objekteverwaltung
  • Die ganzen Office Programme (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, OneNote, usw.) online oder als Desktop-Anwendung
  • E-Mail, Groupware, Exchange, Collaboration, BusinessChat
  • Dateiablage Privat und als zentrale Ablage im SharePoint-Server mit Rechteregelung auf Gruppen- und Benutzerebene
  • Intranet mit SharePoint-Online
  • Microsoft-Teams, für die optimale themen- oder projektorientierte Zusammenarbeit auch mit aussenstehenden Personen und Gruppen
  • Eigene Lösungen und Apps mit Microsoft PowerApps
  • Proszessautomatisierung und Digitalisierung mit individuellen SharePoint / PowerApps Lösungen
  • und Weiteres ...

Office 365 wird direkt aus der hochsicheren, europäischen Microsoft Cloud bezogen (ab Ende August 2019 auch aus der Schweiz). Die Preisspanne bei KMU's liegt je nach bezogenem Plan zwischen CHF 60.00 und  CHF 147.00 pro Benutzer pro Jahr. Wer nachrechnet und dabei eine Vollkostenrechnung macht, wird feststellen, dass hier massiv Kosten gespart werden können. 

Dazu kommt, dass oftmals ein grosser Teil der eigene Infrastruktur abgebaut werden kann (Server, Storage, Backup usw.). Somit gibt es auch hier ein grosses Einsparpotenzial. Die Zeiten, in welchen ein Techniker vor Ort viele Stunden mit Updates und Fehlerbehebungen teuer bezahlt werden musste, sind Geschichte. 

Alles, was aus der Office 365 Cloud genutzt wird, ist für den Endkunden wartungsfrei und steht rund um die Uhr zur Verfügung:

  • Ihre Programme und Services sind immer auf dem neusten Stand und werden ständig überwacht
  • Es entfallen Routinewartungen und das Einspielen von Sicherheitspatches auf Server und anderen Komponenten
  • Daten, Programme sowie alle Services stehen zu jeder Zeit von überall und mit beliebigen Geräten zur Verfügung und werden laufend und automatisch gesichert

Und wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich ändert, dann dann tut dies auch Office 365. "Pay per use" wird hier gelebt.

Eine weitere erfolgreiche Migration zu Office 365 haben wir kürzlich bei der Firma WMR Mira AG durchgeführt. Innert kürzester Zeit haben wir:

  • Rund 100 GigaByte an bestehende Dateien auf das SharePoint-Portal migriert. Die Dateien stehen den Mitarbeitenden, egal wo und mit welchem Gerät, rund um die Uhr zur Verfügung. Zudem findet sich, durch das augeklügelte Suchsystem, alles sehr einfach und vor allem auch schnell
  • sämtliche Outlook-Mails, Termine und Kontakte von vier Benutzer migriert
  • Microsoft Teams eingerichtet, einen Produktekatalog via SharePoint erstellt
  • die Mitarbeitenden geschult

Die Umstellung auf Microsoft Office 365 hat der WMR Mira AG einen äusserst hohen Nutzen in allen Bereichen gebracht.

Vielen Dank an alle Beteiligten - es hat enorm Spass gemacht, das Projekt mit euch umzusetzen!

22.08.2019 | Markus Hiltbrunner

Wir haben uns verstärkt

Seit dem 1. August 2019 arbeitet Marinella Mischler bei uns.

Sie übernimmt Aufgaben im Backoffice und Kundenprojekten. Sie hat in diesen Bereichen über Jahre viel Erfahrung gesammelt und wird uns nun tatkräftig unterstützen.

Gerne heissen wir sie bei uns willkommen und wünschen ihr viel Freude im neuen Wirkungskreis.

15.08.2019 - Markus Hiltbrunner und Mike Giezendanner

Microsoft Office Vorlagen im Hoch

Schnell & effizient: Hinzufügen von neuen Aussenstellen, Logos und erweitern von Vorlagen...

Unsere Office Lösung für Vorlagen und individuelle Funktionen hat sich in der Praxis inzwischen bestens bewährt! Sie ist modular aufgebaut und somit äusserst einfach in der Handhabung und Erweiterung. So ist eine Ergänzung mit neuen Geschäftsadressen oder beispielsweise eine Logo-Änderung jederzeit und minutenschnell realisierbar. Dafür muss KEINE Vorlage angepasst werden. Zudem ist diese Lösung ein wichtiger Bestandteil der aktuell stark zunehmenden Digitalisierung und somit ein Element des modernen, digitalen Arbeitsplatzes (modern Workplace).

Die z.B. vor einem Jahr erfolgte Einführung beim Schweizerischen Roten Kreuz (SRK) hat enorm zur Effizienzsteigerung in der täglichen Nutzung der Office-Applikationen beigetragen (Blog siehe hier). Wir haben sowohl von Nutzer- wie auch Administratorenseite sehr positive Feedbacks erhalten. Zudem hat sich die Lösung bereits nach einem Jahr und einer Änderungsrunde amortisiert. Die Lösung wird nun weiteren Regionen zugänglich gemacht, wie soeben die Integration des SRK-Mittellandes:

  • Hinzufügen von weiteren 13 Aussenstellen (Region Mittelland)
  • Entwickeln von drei neuen, zusätzlichen Vorlagen
  • Schulung der Mitarbeitenden SRK-Mittelland

Diese starke Ausrichtung an individuellen Kundenwünsche und der einfache Weiterausbau ist nur dank des modularen Aufbaus unserer Funktions- und Codebibliothek (Objektorientiertheit)  möglich.

Kleiner Aufwand - grosser Nutzen! 

05.08.2019 | Markus Hiltbrunner

Kennen Sie Ihr Einsparpotenzial?

Optimieren Sie Ihre Microsoft Office Umgebung! Berechnen Sie mit unserem Calculator Ihr mögliches Einsparpotenzial.

Mit der optimierten Anwendung der Office Applikationen sind laut einer aktuellen Studie der Gesellschaft für Konsumforschung Einsparungen von bis zu 25 Prozent möglich. Unsere Erfahrungen zeigen: 15 bis 20 Prozent sind absolut realistisch.

Ihre Daten

Die Vorgabewerte in den Feldern entsprechen Durschnittswerten. Sie können diese überschreiben

 

Ihr Einsparpotenzial


Wie weiter?

Wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie mit wenig Aufwand dieses Optimum erreichen können. Kontaktieren Sie uns per nachfolgendem Formular; Ihre Berechnung oben wird gleich mitgesandt.

 

Neue Word-Vorlagen für das SRK

Für das Schweizerische Rote Kreuz (SRK) haben wir neue Vorlagen erstellt und ein prozessorientiertes Benutzerinterface in Word entwickelt. Dazu haben wir einige praktische und effizienzsteigernde Funktionen programmiert…

Die Microsoft Office Applikationen sind für die Mitarbeitenden des SRK äusserst wichtige Arbeitsinstrumente. Entsprechend hoch und vielfältig sind die Ansprüche an diese Umgebung. Bisher wurden im SRK rund 600 Vorlagen benutzt, was die Wartung und Anpassung, wenn beispielsweise ein Logo geändert werden sollte, enorm kompliziert und aufwändig gestaltete. Diese Situation war die Ausgangslage für eine entsprechenden Analyse mit Konzept.

Darin zeigte sich, dass für das SRK folgende Lösung optimal ist: Die alten Vorlagen wurden durch insgesamt 12 komplett neu aufgebaute Dokumente ersetzt. Wir haben dazu ein kundenspezifisches Menuband in Word entwickelt, welches individuelle Funktionen wie Organisation (Logos uns Adressen der regionalen Aussenstellen) Benutzerdaten oder die Sprache der Vorlagen steuert. Jeder Benutzer ist einzeln anwählbar und kann selbständig verwaltet werden. Die Vorlage erkennt die benutzerspezifischen Daten, das gewählte Logo sowie die gewünschte Sprache und füllt die relevanten Felder ab.

Diese Lösung ist einfach aber trägt zu einer grossen Effizienzsteigerung bei. Die Flut an Vorlagen wurde reduziert, die Bedienung ist enorm wartungsfreundlich und der Aufwand bei allfälligen Änderungen oder Ergänzungen äusserst gering.

 

Bild: Menuband und gewählte Vorlage

 

 

 

 

Die Umsetzung mit den verschiedenen Abteilungen und Personen beim SRK hat Spass gemacht und wir bedanken uns für die gute Zusammenarbeit.

31.08.2018 | Markus Hiltbrunner

Contao Internetseite mit Stellenbörse, Bewerbung und Shop

Ein umfangreicher Internet Auftritt mit Stellenbörse, Bewerbungsformularen usw., welcher - dank Responsive Design - auch optimal auf mobilen Geräten (Smartphones, Tablets usw) nutzbar ist....

Screenshot des neuen Intrenetauftrittes von Casa GU realisiert durch die Firma VIMESO gmbh

Für unseren frischen Kunden, die Tempro Personal AG in Steffisburg, durften wir die Beratung, Projektbegleitung, technische Umsetzung (Programmierung) der neuen Webseite www.tempropersonal.ch realisieren.

Was die Lösung u.A. auszeichnet ist

  • Die Erfassung und Publikation der Job-Angebote mit detaillierten Filtermöglichkeiten, welche in Contao direkt von allen Franchising Partner selbst erfasst werden
  • Der vollautomatische Abgleich der offenen Stellen mit dem bekannten Stellenportal jobs.ch 
  • Die verschiedenen Bewerbungsformulare, welche automatisch via Schnittstelle zu Abacus an den richtigen Ort gelangen inklusive hochgeladener Dateien
  • Die Seite verfügt über einen gesicherten Bereich für die Partner,in welchem u.A. auch einen vollumfänglichen Shop (isothope) für die Bestellung von Material integriert ist.

Bei dieser Webseite haben wir auch ein besonderes Augenmerk auf die Nutzung mit mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets gelegt. Alle Inhalte passen sich der Anzeigegrösse an und das Navigationsmenü wird, ab Unterschreitung einer gewissen Auflösung, komplett anders angezeigt. So ist es ein Einfaches, auch via Handy nach Stellen zu suchen oder sich spontan zu bewerben.

Selbstverständlich durften wir auch die Editoren Schulen und 

Die Seite haben wir - in einer super Zusammenarbeit - innert kürzester Zeit erstellt.

23.01.2018 | Markus Hiltbrunner

Outlook holt sich die Adressen aus dem CRM

Kontakte 1x pflegen für ALLE und überall nutzen, auch auf dem Handy und dies ohne Aufwand. So muss es sein ...

VIMESO Office Services: Schulung (Training) für Microsoft Windows, Word, PowerPoint Outlook

Es ist oftmals dasselbe Problem. Die Adressen von Kunden, Lieferanten usw. werden richtigerweise in einem CRM oder ERP gepflegt. Doch diese Softwaren sind oftmals zu träge, um durch die Mitarbeiter einfach und überall als Telefonbuch, Mail- und Adressverzeichnis nutzen zu können.

Und da heutzutage das Handy oftmals auch im Geschäft genutzt wird, liegt es nahen die Kontakte aus dem CRM oder ERP dorthin in in Microsoft Outlook zu bringen (und nicht etwa selbst zu erfassen und pflegen).

Wir haben eine solche Lösung, in Form eines Outlook AddIns, für unseren Kunden Dr. Eicher + Pauli AG entwickelt. Und es «rockt» weil:

  • Das AddIn lässt sich über das Netzwerk einfach verteilen oder durch den User installieren und integriert sich elegant in Outlook
  • Nach initialem setzen von Filterkriterien (z.Bsp: Alle Kunden und Lieferanten aus der Verkaufsregion Bern) werden alle Kontakte vollautomatisch und im Hintergrund in Microsoft Outlook und auf das Natel synchronisiert
  • Das Ganze ist einfachst zu bedienen und integriert sich mit 2 Bedienknöpfen in das bestehende Menüband
  • Wird ein Kontakt auf der CRM / ERP Seite editiert, so wird dieser automatisch auch wieder zum jeweiligen Benutzer abgeglichen
  • Da nicht jeder im CRM einen Kontakt anpassen darf, steht dem Benutzer in Outlook ein Antragsformular zur Adressänderung zur Verfügung. Dies wird automatisch zu entsprechenden Editoren «geroutet»
VIMESO Office Services: Schulung (Training) für Microsoft Windows, Word, PowerPoint Outlook

Dies sind die kleinen Hilfsmittel, welche Unternehmen mit verhältnismässig wenig Aufwand weiterbringen und helfen Dinge zu vereinfachen, effizienter zu gestalten und Kosten einsparen helfen.

  • Die gewünschten Adressen und Kontaktangaben - nicht alle 25'000 Kunden - stehe zu jeder Zeit dort zur Verfügung wo diese vom Mitarbeitenden benötigt werden
  • Es ist gewährleistet, dass die Daten gepflegt und aktuell sind und der Benutzer damit keine Arbeit hat
  • Und endlich braucht Niemand mehr seine Geschäftskontakte noch selbst zu führen……. (wenn man bedenkt wieviel Zeit in einer 100-Köpfigen Firma alleine damit verloren geht)

 

1706 | Markus Hiltbrunner – VIMESO gmbh | Bern / Belp

Microsoft Office Benutzer Training bei Muller Machines in Biel / Brügg

Mit den neuen Programmen in Office 2016 macht es einfach mehr Spass und alles geht einfacher...

VIMESO Office Services: Schulung (Training) für Microsoft Windows, Word, PowerPoint Outlook

Mit den neuen Programmen in Office 2016 macht es einfach mehr Spass und alles geht einfacher.

So die spontane Aussage einer Mitarbeiterin unseres Kunden Muller Machines SA in Biel / Brügg nach der Office-Schulung. In kurzen jedoch intensiven Trainigseinheiten à 3 Stunden haben wir folgende Themen behandelt:

  • Windows 10. Was ist neu. Wie wird es effizient bedient.
  • Einfacher Arbeiten mit dem Windows Explorer, Snipping-Tool und weiteren Zubehör-Programmen
  • Office 2016, die wichtigsten Neuerung, Änderungen und Funktionen
  • Spezifische Arbeitsschritte beim Kunden in den Programmen Word, Excel, PowerPoint und Outlook
  • Vorstellung und Übersicht Microsoft OneNote, das digitale Notizbuch welches immer und überall auf jedem Gerät dabei ist

Bei allen Blöcken wurden selbstverständlich die spezifischen Informationen bezüglich Infrastrukturgegebenheiten, die Vorgaben der Applikationsverantwortlichen, der Geschäftsleitung und der IT-Abteilung an die Benutzer weiter gegeben.

Für die Schulung haben wir beim Kunden eigens einen Infrastruktur für Übungseinheiten mit PC's eingerichtet. So konnten die Benutzer das Gezeigte gleich selbst einüben und dies in ihrer spezifischen Umgebung. Und zum späteren Vertiefen, haben wir ein Schulungshandbuch (Handout) in Deutsch und Französisch geschrieben.

Herzlichen Dank für das gute Gelingen und die super Zusammenarbeit.

140207 - Markus Hiltbrunner - VIMESO gmbh - Belp / Bern