Neue Vorlagen, Menüband & coole Funktionen

Bei SEK haben wir neue Vorlagen erstellt, ein prozessorientiertes Benutzerinterface in Word entwickelt und einige praktische und Effizienz steigernde Funktionen programmiert…..

Word Musterdokument VIMESO — Word Musterdokument SEK

Für die Mitarbeitenden des „Schweizerischen evangelischen Kirchenbundes“ (SEK) sind die Office Applikationen sehr wichtige Arbeitsinstrumente. Entsprechend hoch und vielfältig sind die Ansprüche an diese Umgebung. Ein paar Punkte dazu:

Beratung & Konzept für die Optimierung von Word und deren Vorlagen
Definition aller benötigten Formatvorlagen, Erstellung eines „Mutterdokumentes mit allen Elementen.
Definition eines kundenspezifischen Menübandes, welches sich an den Arbeitsabläufen orientiert. Von hier aus werden auch die spezifisch programmierten Funktionen bedient.
Erstellung aller Vorlagen für mit Integration diverser Automatismen. Nutzung der seid Version Office 2010 neu integrierten Inhaltselemente (ContenControls)

Spezifisch programmierte Funktionen:

Logowechsel und Fusszeilenwechsel per Button im Menüband. Die letzte Wahl wird benutzerbezogen gespeichert. Dies macht die Bedienung sehr effizient und spart viele weitere Vorlagen.
Integration der ActiveDirectory Benutzer. Der Benutzer kann via Befehl im Menüband ausgewählt werden. Dadurch werden in einem Dokument automatisch alle benutzerspezifischen Daten abgefüllt.
Funktion zum Versenden eines Dokumentes per eMail an alle im Dokument vorhandenen Adressen (als Text im Mail integriert oder als PDF / Word Beilage).
Und viele weitere spezifisch programmierte Funktionalitäten

Zeitnah zur Einführung der neuen Vorlagen, haben wir alle Benutzer geschult. Selbstverständlich haben wir auch hier ein spezifisch auf den Kunden abgestimmtes Skript erstellt.

Markus Hiltbrunner - 21.08.2015

Top organisiert – Immer und überall!

Mit Office 365 und den dazu gehörenden Online-Diensten haben wir überall und zu jeder Zeit alle Informationen in Echtzeit zur Verfügung. Und dies völlig unkompliziert, so macht Arbeit Spass!

Seit nun knapp 3 Jahren arbeiten wir konsequent mit Microsoft Office 365. Nach anfänglichen, kleinen Kinderkrankheiten, ist unser digitales Büro nun ausgereift und ermöglicht uns völlig orts- und geräteunabhängiges Arbeiten.

Nachfolgend ein paar Aspekte welche dazu beitragen, unsere Organisation im Team und auch im persönlichen Arbeitsmanagement erheblich zu vereinfachen und zu einer wesentlichen Effizienzsteigerung verhelfen:

Dokumente stehen im SharePoint-Online immer und überall zur Verfügung.
Egal ob Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote… oder Dateen von Drittsoftwaren. Durch die Speicherung in der Cloud stehen immer alle Dokumente und Daten zur Verfügung, ohne lästiges und zeitintensives Kopieren und Synchronisieren. Dadurch das sämtliche Officeapplikationen in einer vereinfachten Form auch rein online funktionieren (keine lokal installierte Software), sind wir absolut Geräteunabhängig. Zudem gibt es praktisch alle Office Programme inzwischen auch für Appel iOS, Apple OSX und die Android Plattform. (Hier eine Übersicht: http://products.office.com/de-de/mobile/office)

Teamwebseite Microsoft Sharepoint Online in Office 365 — Einstieg Teamwebseite

Mit der Teamsite, welche den Bedürfnissen angepasst wird, gibt es für alle Benutzer einen zentralen Einstiegs- und Informationspunkt. Von hier aus kann auf die Daten und Programme, zu welchen man berechtigt ist, zugegriffen werden. Zudem können wichtige Informationen, wie Firmenblog, Eventinfos, Richtlinien, Wikis, Pendenzen, Kalender usw direkt angezeigt werden.
Mit OneDrive erhält der Benutzer ein persönliches Laufwerk (und weitere nützliche Funktionen) mit dem Vorteil, dass auch diese Daten immer und überall zur Verfügung stehen. Zudem können daraus Daten für interne oder externe Personen freigegeben werden.
E-Mail und Gruppenzusammenarbeit wie Gruppenterminplanung und Pendenzenverwaltung: Durch das Auslagern des „Mailservers“ sind immer alle Geräte synchron. Somit stehen alle Informationen und Funktionen, auf allen Geräten (inklusive Handy, Tablet oder direkt Online) immer und überall zur Verfügung. Zudem spart man sich hier die eigene Infrastruktur dafür, wie z.Bsp. einen Exchange-Server.
Microsoft OneNote dient für das persönliche Arbeitsmanagement, die Teamnotizen und unendlich vielem mehr (hier ein Blogbeitrag dazu). Durch die Speicherung der OneNote Bücher in der Cloud, stehen auch da alle Daten immer und auf jedem Gerät aktuell zur Verfügung. Das Besondere an diesem Programm ist zudem die Mehrbenutzerfähigkeit. Dies ermöglicht uns zum Beispiel, unsere Projekte, Aufträge, Sitzungen, Pendenzen usw. einfach zu "managen" und es können mehrere Personen gleichzeitig daran Arbeiten. Hier gibt es unendlich viele mögliche Einsatzszenarien. Darin liegt ein hohes Potenzial an Vereinfachung und Zeit Einsparung. Mich persönlich wundert daher, dass noch immer relativ wenig Firmen diesse geniale Hilfsmittel im Einsatz haben.

Startmenü im Onlineportal von Microsoft Office 365 — Startmenü im Onlineportal

Gewisse anfängliche Kritikpunkte haben sich inzwischen entkräftet, zum Beispiel:

Die Daten sind in der Cloud und gehen dort aus irgendeinem Grund verloren, oder man hat temporär keinen Internetzugang?
Durch die lokale Synchronisation (unbemerkt im Hintergrund), stehen die Daten auf wichtigen Geräten auch lokal zur Verfügung. Bei einem Verlust in der Cloud oder einem unterbrochenen Internetzugang, stehen diese somit trotzdem zur Verfügung.
Datensicherung: Die Dateien werden online in beliebig vielen Versionen gespeichert, damit besteht die 1. einfache Restoremöglichkeit. Weiter werden auf einer lokalen Arbeitsstation oder einem Server die Daten aus der Cloud, z.Bsp als Echo oder Spiegelung synchronisiert. Von da aus werden die Dateien auf externe Backupgeräte gesichert. So besitzen wir, ohne grosse Investitionen und unkompliziert, eine dreifache Sicherung.

Haben Sie es bis hierhin geschafft, dann herzliche Gratulation und Danke :-) Dies waren nur ein paar Aspekte aus unserer Anwendungssicht. Doch diese innovative Lösung bietet noch so einiges mehr. Ihre spezifische Fragen beantworten wir gerne, treten Sie in Kontakt mit uns.

4.6.2015 | Markus Hiltbrunner

Mit der RBS schneller ans Ziel - Streckenmanagement mit Excel

Ganz einfach per Mausklick verteilt der Regionalverkehr Bern-Solothurn (RBS) seine Fahr- und Streckeninfos über mehrere Kanäle an die richtigen Stellen...

VIMESO: Eingabe und Editiermaske für Informationen (Microsoft Office Excel) — Eingabe und Editiermaske (Excel)

Der RBS transportiert auf 22 Buslinien jährlich rund sechs Millionen Fahrgäste. Damit diese stets pünktlich und sicher an ihrem Zielort ankommen, müssen alle relevanten Stellen möglichst schnell und gezielt über Wartungsarbeiten, Baustellen, Behinderungen, Anlässe usw. informiert werden.

Gemeinsam mit den Verantwortlichen der Busbetriebe haben wir eine Lösung erarbeitet, die auf den gängigen Standards von Microsoft Excel basiert und Folgendes ermöglicht:

zentrale und mehrbenutzerfähige Erstellung und Verwaltung der Informationen
einfache Bedienung durch Abbildung des Arbeitsflusses in einem spezifisch programmierten Menüband
automatische Verteilung der Information an alle davon tangierten Personen und Stellen – über verschiedene, selbst definierbare Kanäle (Mail, Intranet, Dateiablage, Exchange public Folder)
automatisches generieren und Abspeichern der erstellten Info als Word- und PDF-Dokument
Suchen und Filtern gewünschter Informationen nach beliebigen Kriterien
nachträgliche Anpassung, Neuverteilung oder Zurücknahme von Infos

VIMESO: Spezifisch programmiertes Menüband für Microsoft Office Excel

Dank dieser vereinfachten Anwendung kann der RBS seit dem 1. April viel Zeit einsparen – im Vergleich zum Vorgängersystem bis zu 50 Prozent.

Die Lösung hat sich in kurzer Zeit so gut etabliert, dass sie auch für weitere Bereiche eingesetzt werden soll.

Wir freuen uns über einen weiteren höchst zufriedenen Kunden und bedanken uns an dieser Stelle für die perfekte Zusammenarbeit.

17.4.2015 | Markus Hiltbrunner

Mit Excel Arbeiten vereinfachen und Zeit einsparen

Ein Beispiel, wie man mit wenig Aufwand, tägliche Aufgaben automatisiert und damit viel Zeit einsparen kann…

Excel findet sich fast in jedem Betrieb und wird für verschiedenste Aufgaben eingesetzt. Oft sind es auch wiederkehrende Arbeiten, bei welchen Arbeitsschritte teilweise „händisch“ ausgeführt werden. Dies kostet Zeit und ist fehleranfällig.

Unser Kunde – die Busland AG – erhält monatlich die Anwesenheits- und Absenzzeiterfassungen pro Mitarbeiter auf Excel-Blätter angeliefert. Um nun die laufenden Saldi zu ermitteln und eine Jahresendauswertung pro Angestelltem und im Gesamten zu erhalten, wurden die summierten Daten in ein zentrales Blatt händisch eingetragen.

Diese Arbeitsschritte haben wir mit den integrierten Bordmitteln von Excel - Visual Basic for Application (VBA) - vollumfänglich ausprogrammiert. Nun können die Personalverantworlichen der Busland AG monatlich alle Auswertungen per „Knopfdruck“ importieren. Dabei werden die Auswertungen automatisch erstellt, zudem stehen nun alle Daten pro Mitarbeiter und im Gesamten monatsgenau und saldiert zur Verfügung.

Dies spart pro Monat in etwa 3h Arbeit, auf das Jahr ausgerechnet somit 36h. Das heisst, unsere Programmierung zahlt sich bereits nach einem guten halben Jahr aus und die eingesparte Zeit kann für andere Aufgaben eingesetzt werden.

Ein herzliches Dankeschön für diese interessante Aufgabenstellung und die super Zusammenarbeit.

24.3.2015 | Mike Giezendanner

Finden statt suchen

Laut Statistik verbringt ein Benutzer pro Woche durchschnittlich 2.5 Stunden mit der Suche von Dokumenten! Muss das sein? ...

Die immer grösser werdende Informationsflut und historisch gewachsene Dateiablagen führen oft dazu, dass wir immer länger nach benötigten Dateien suchen. Nebst dem Verzeichnisdschungel kommen weitere „Painpoints“ wie Duplikate, keine oder falsche Versionierung, keine Offline-Verfügbarkeit usw. dazu.

Doch zurück zu der Eingangs aufgestellten Behauptung: Nehmen wir an, Sie können die Hälfte der o.g. Suchzeit einsparen, was realistisch ist. Dies hiesse hochgerechnet, bei einer Anzahl von 10 IT-Benutzern und den angenommenen Stundenkosten pro Mitarbeiter von CHF 95.00, eine Einsparung von 575 Arbeitsstunden pro Jahr oder rund 55‘000 CHF. Dazu gerechnet ist noch kein Aufwand für die Suche nach Papierdokumenten.

Doch was will ein KMU mit einem Dokumentmanagement-System. Da ergreifen viele von uns gleich die Flucht. Ob berechtigt oder nicht, lasse ich im Moment gerne offen, respektive ist doch sehr individuell.

Fakt ist. Es braucht tatsächlich meistens nicht gleich ein DMS um die Situation zu verbessern. Im Gegenteil! Oft reichen - frei nach 20:80 Pareto Prinzip - eine oder mehrere kleine Massnahmen aus, um bereits viel zu erreichen. Hier ein paar mögliche Lösungsansätze, welche wir von VIMESO bei unseren Kunden umsetzen:

Erneuerung der Ablagestruktur (Dateiablage) Strukturierung nach individuellen Bedürfnissen mit Metadata- und Nutzpolicies. Gezielte Rechtevergabe und wenn sinnvoll Integration von Technologien zur Zusammenführung verteilter Speicherorte (z.Bsp. DFS))
Dateiindexierung Serverseitig Mit der Serverseitigen Indexierung von Dateiablagen (Verzeichnissstrukturen) beschleunigen sich Suchabfragen oft um den Faktor 10-50 und dies ohne die Arbeitsgeräte damit zu belasten
Firmeninterne Suchmaschine Vergleichbar einer Google-Suche nur in der internen Dateiablage. Hier gibt es verschieden Lösungen, welche einfach implementierbar sind.
Digitalisierung von Papier Aufhebung von Papier-Archiven. Eingansdigitalisierung von Post mit elektronischer Verteilung, usw. Dank automatischer PDF Generierung mit Texterkennung (OCR) auch für KMU-Betriebe interessant. Bei solchen digitalisierten Dokumente, lässt sich auch nach Inhalt suchen.
Datenablage in der Cloud Dies ist vor allem dann interessant, wenn es in einer Firma verteilte Standorte, mobile Benutzer oder Home-Office Benutzer gibt. Dies heisst Dokumentenverfügbarkeit zu jeder Zeit, mit einem beliebigen Gerät und ortsunabhängig. Als Beispiel sei hier Microsoft Office 365 mit SharePoint Online erwähnt, welches wir bei mehreren Kunden erfolgreich implementiert haben.
Archivierung Das Verschieben oder Archivieren von digitalen Daten kann auf verschiedenste Arten und Kriterien vorgenommen werden. Die archivierten Daten werden oftmals auf günstige Speicher ausgelagert, wo diese bei Bedarf weiterhin auch in Echtzeit zur Verfügung stehen.
DMS Dokumentenmanagement-Lösungen gibt es inzwischen fast so viele wie Sand am Meer. Ob der Einsatz eines DMS für einen Betrieb gewinnbringend ist, lässt sich erst nach Analyse der jeweiligen Lasten und Anforderungen eines Unternehmens beantworten.

Weitere Infos finden Sie in unserem Angebot unter Data-Services.

Markus Hiltbrunner | 03.02.2015